Privacyverklaring

Kanovereniging Dolfijnen verwerkt persoonsgegevens van leden, van mensen die contact met ons opnemen en van bezoekers van deze website. Op deze pagina staat welke gegevens dat zijn, waarom we ze nodig hebben, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Laatst bijgewerkt op 6 november 2026. Deze versie vervangt die van 23 juni 2026.

Als je lid bent of lid wordt

Voor de ledenadministratie verwerken we je voor- en achternaam, geboortedatum, adres en woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en geslacht.

Die gegevens gebruiken we om:

• je lidmaatschap te administreren;
• contributienota’s en rekeningen te sturen;
• clubnieuws, informatie en uitnodigingen voor activiteiten te mailen;
• je aan te melden bij het Watersportverbond, wat voor elk lid verplicht is;
• je toe te voegen aan de WhatsApp-groepen van de vereniging.

Waarom we dit mogen. Deze gegevens hebben we nodig om het lidmaatschap uit te voeren. Voor deelname aan de WhatsApp-groepen vragen we je toestemming; die kun je op elk moment intrekken.

Hoe lang we ze bewaren. Zolang je lid bent. We verwijderen ze 2 jaar na einde lidmaatschap, tenzij er financiële of juridische redenen zijn om deze persoonsgegevens langer te bewaren. Voor de financiële administratie geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar.

Hoe bewaken we je gegevens? Alle personen die namens Kanovereniging Dolfijnen van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. We hanteren één database met jouw gegevens en verstrekken deze gegevens alleen aan medebestuursleden mits daar een duidelijk doel voor is. Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Als je het contactformulier gebruikt

Op de contactpagina vragen we je naam en e-mailadres, en als je dat zelf wilt je telefoonnummer. Samen met je bericht gaan die gegevens per e-mail naar het bestuur.

We gebruiken ze alleen om je vraag te beantwoorden. Het bericht wordt niet op de website opgeslagen en we delen het niet met anderen. Je e-mail bewaren we zolang dat nodig is om je vraag af te handelen.

Als je je aanmeldt voor berichten per e-mail

Je kunt je aanmelden om een e-mail te krijgen zodra er een nieuw bericht op de site staat. Daarvoor hebben we alleen je e-mailadres nodig.

Deze verzendlijst loopt via Jetpack, een dienst van Automattic. Je e-mailadres wordt daar opgeslagen en die partij verstuurt ook de berichten. Automattic is gevestigd in de Verenigde Staten.

Waarom we dit mogen. Je meldt je zelf aan; dat is je toestemming. Onderaan elke e-mail staat een link om je weer af te melden, en daarmee verdwijnt je adres uit de lijst. Je kunt ons ook mailen, dan halen wij je eruit.

Als je clubkleding bestelt

In onze webshop verkopen we kleding en materiaal met het clublogo. Bij een bestelling verwerken we je naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en wat je hebt besteld.

Waarom we dit mogen. We hebben deze gegevens nodig om je bestelling uit te voeren.

Hoe lang we ze bewaren. Bestelgegevens horen bij de administratie van de vereniging. Die bewaren we zeven jaar, zoals de Belastingdienst voorschrijft.

Als je een kano huurt

Reserveren gaat via WhatsApp, sms of telefoon, niet per e-mail. We noteren je naam, je telefoonnummer en de datum van je reservering, zodat we weten wie er komt en je kunnen bereiken als er iets verandert. Na afloop van het seizoen gooien we die aantekeningen weg.

Cookies

Deze website plaatst alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken, bijvoorbeeld om te onthouden wat er in je winkelwagen zit. We houden geen bezoekersstatistieken bij, we volgen je niet over andere websites, en er staan geen advertentie- of socialemediatrackers op de site.

Daarom vragen we je ook niets over cookies als je binnenkomt: voor noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist. Wil je ze toch weigeren of wissen, dan kan dat via de instellingen van je browser. De site blijft dan werken, al wordt je winkelwagen niet meer onthouden.

Foto’s en video’s

Tijdens activiteiten maken we foto’s en video’s. Die gebruiken we op deze website, op onze sociale media en in verslagen van activiteiten. Zowel het portretrecht uit de Auteurswet als de privacywet stelt daar eisen aan, en daar houden we ons aan.

Er wordt alleen gefotografeerd en gefilmd in algemeen toegankelijke ruimtes: de kantine, het terrein, de steiger en het water. In de kleedkamers en de doucheruimte gebeurt dat niet.

• Bij nieuwe leden vragen we vooraf toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal waarop ze herkenbaar zijn.
• Voor close-ups, portretten en foto’s van kinderen vragen we altijd apart toestemming, bij kinderen aan de ouder of verzorger.
• Van mensen van wie we geen toestemming hebben, plaatsen we geen herkenbare foto’s. We kiezen dan sfeerbeelden waarop niemand centraal staat.
• Sta je ergens op en wil je dat liever niet? Dan halen we de foto weg of maken we je onherkenbaar. Eén mailtje is genoeg.

Cameratoezicht in de botenloods

In de botenloods hangt camerabewaking. De camera’s brengen de entree en de binnenruimte van de loods in beeld; de nissen, de zijingang en de zolder niet. Ze hangen er omdat leden daar dure spullen achterlaten en er overlast is geweest van oneigenlijk gebruik en ontvreemding. De ledenvergadering heeft hier in april 2024 toestemming voor gegeven als proef en in april 2025 besloten het permanent te maken.

Het is een systeem op zichzelf: het hangt niet aan internet, wifi of andere systemen, en er wordt geen gezichtsherkenning gebruikt. De camera’s zijn zichtbaar opgehangen en bij onder meer de schuifdeur hangen bordjes.

Hoe lang en wie kan erbij. De beelden worden zes weken bewaard en daarna gewist. Alleen de voorzitter en de secretaris mogen ze bekijken, altijd samen, en alleen na een concrete melding van diefstal of ongewenst gebruik van eigendommen. Is een van beiden er niet, dan nemen maximaal twee andere bestuursleden die rol over. De recorder staat in een afgesloten ruimte en is beveiligd met een wachtwoord.

Delen doen we niet. Beelden gaan niet naar anderen, ook niet naar het lid om wiens eigendom het gaat. De enige uitzondering is de politie, en alleen als die de beelden schriftelijk vordert. Gaat het om een vastgesteld geval van diefstal of ongeoorloofd gebruik, dan worden de beelden van dat incident drie maanden apart bewaard voor een eventuele procedure.

Wil je weten of er beelden van jou zijn en wat daarop staat? Vraag het op via bestuur@kvdolfijnen.nl. Alle afspraken staan in ons Protocol Camerabewaking, te vinden in de bibliotheek.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet door voor reclamedoeleinden. Wel komen ze noodzakelijkerwijs bij een paar partijen terecht:

• Het Watersportverbond, voor de verplichte aanmelding van leden.
• Onze hostingpartij, die de website en de e-mail van de vereniging draait en daarbij onvermijdelijk toegang tot de gegevens heeft.
• Automattic, als je je hebt aangemeld voor berichten per e-mail. Daar staat je e-mailadres en die partij verstuurt de berichten.

Verder geven we alleen gegevens door als we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld wanneer de politie ze vordert in een onderzoek.

Jonger dan 16

Van kinderen onder de 16 verwerken we alleen gegevens als een ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger daar schriftelijk toestemming voor heeft gegeven.

Je rechten

Je mag opvragen welke gegevens we van je hebben, ze laten corrigeren of laten verwijderen. Je mag bezwaar maken tegen de verwerking, en je mag vragen of we je gegevens aan jezelf of aan een andere partij overdragen. Heb je ergens toestemming voor gegeven, dan kun je die altijd weer intrekken.

Stuur je verzoek naar bestuur@kvdolfijnen.nl. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je te legitimeren.

Klachten

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacy.

Wijzigingen

Verandert er iets aan de manier waarop we met persoonsgegevens omgaan, dan passen we deze pagina aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst gebeurd is.